سواء كانت بصمة إصبع أو بصمة وجه تختلف الماكينات فيما بينها في سرعة إلتقاط البصمة حتي يستطيع الموظف التالي تسجيل حضوره دون تأخير ناتج عن بسط الماكينة نفسها، في الشركات الكبيرة ومع أعداد الموظفين والعاملين الهائلة يتم تحديد وتخصيص ماكينة لكل قسم ويتم إحتساب المدة الزمنية اللازمة لدخول هذا العدد دون تأخير طبقاً لسرعة الماكينة وطريقة التسجيل.

كل حدث تم علي الماكينة تم إعتباره عملية ويتم حفظه داخل ذاكرة الجهاز، فدخول موظف أو خروجه تعتبر أحداث تمت علي الماكينة، إصدار التقارير مباشرة من الجهاز هو حدث أيضاً، كل جهاز بصمة له ذاكرة تستوعب عدد معين من العمليات التي إذا زادت عن هذا الحد يتطلب مسح الذاكرة لتبدأ الحفظ من جديد.

بالطبع لكل ماكينة ذاكرة مختلفة يمكنها تسجيل بصمات الموظفين وأرقامهم السرية، قد تختلف قدرة الذاكرة عن تسجيل بصمات الوجه إذا ما تم مقارنتها ببصمات الأصابع أو الأرقام السرية أو الأكواد الخاصة بالكروت الممغنطة فلكل نوع مساحة تخزينية علي الذاكرة ولكل جهاز قدرة علي إستيعاب عدد معين من كل نوع بصمة.

بعض ماكينات البصمة لا تتيح الإتصال المباشر بشبكات الحاسب الآلي وإنما يمكن للمستخدم توصيل USB MEMORYمباشرة للجهاز لحفظ بيانات الحضور والإنصراف وكافة التقارير علي ملفات من إمتداد  XIS لعرضها علي أجهزة الكمبيوتر، الغالبية العظمي من أجهزة الحضور والإنصراف قادرة علي الإتصال عبر شبكات الحاسب الآلي المحلية ويمكن التحكم الكامل في الماكينة من خلال أي جهاز كمبيوتر متصل بالشبكة المحلية، أيضاً ومن خلال SERIAL COMMUNICATIONS يمكن إتصال ماكينات البصمة مباشرة بالحاسب الآلى والتحكم الكامل فى الجهاز.

الآن أصبح من السهل ربط كافة فروع الشركات وكافة أجهزة الحضور والإنصراف من خلال الإنترنت ويمكن للإدارة العامة أو الرع الرئيسي متابعة تقارير الحضور والإنصراف اليومية وحساب الرواتب والتعامل مع الإجازات والخصومات مركزياً دون الحاجة للإستعانة بأقسام موارد بشرية فى كل فرع.

-توفير الوقت فبدلاً من قيام موظف مختص بتسجيل بيانات الموظف ووقت حضوره وانصرافه، ويتم كل ذلك في أقل من ثانية واحدة بالبصمة. -السهولة، الرقابة العالية والدقة المتناهية في تسجيل وقت حضور وانصراف كل الموظفين. -إمكانية تحديد مواعيد وأجازات وورديات كل موظف على حدة مما يسهل التعامل في حالات الورديات المتغيرة بالمنشأة. -توفير المال، فلا حاجة إلى موظف مختص أو كروت موظفين، فبيانات كل موظف مسجلة في الجهاز ويتعرف عليه بالبصمة.